Att beställa ett färdigt konferenspaket är ett smidigt och enkelt sätt att skapa goda förutsättningar för att få konferens lyckad och nöjda konferensbesökare. Då ingår allt från mat och dryck till underhållning och konferenslokaler. Eller? Vid en snabb jämförelse av konferenspaket som erbjuds runt om i Sverige visar det sig att begreppet tolkat extremt olika.
Att åka iväg på konferens några dagar är ett sätt att fokusera tillsammans på några speciella problem, mål eller uppgifter under en koncentrerad period. Många gånger ges inte möjligheten i det vardagliga arbetet att i lugn och ro diskutera igenom olika saker som påverkar företaget i framtiden. Genom att boka ett par dagar konferens ges denna möjligheten på ett mycket tydligt sätt.
Men det är inte bara att ”jobba” som är målet med konferenser. Genom att vara tillsammans skapas också en god teamkänsla i gruppen. Det är grunden för att arbetet sedan ska kunna utföras på ett resultatmässigt gott sätt. Med god mat, någon aktivitet och kanske spabehandlingar som ett komplement till konferensen ges denna dubbla fördel för deltagarna.
Många företag väljer därför att inte enbart ha en konferens på några timmar utan att åka iväg och boka ett färdigt konferenspaket. Men att bara ringa en konferensanläggning och boka ett ”komplett konferenspaket” är inte lösningen. Vad som ingår i dessa kompletta lösningar varierar nämligen kraftigt.
Det gäller alltså att se på vad man egentligen får. Logi kan exempelvis innebära att det alltid är dubbelrum – de som vill bo i enkelrum kommer att få betala extra på plats. Att de erbjuder ett paket som är inklusive mat kan betyda att man får ”dagens rätt” likväl som en trerätters lyxmiddag.
Ett tydligt exempel är hur ordet ”spa” nästintill missbrukas av många hotell- och konferensanläggningar. De beskriver med ord att de har ett spa men detta kan då bestå av relaxhörna och en bastu.
Eftersom det per definition inte finns något som exakt kan definieras som spa blir tolkningen extremt bred. Är det avslappning på ett spa som efterfrågas kan det vara bättre att söka efter en spaanläggning med konferensmöjlighet än en konferensanläggning med spamöjlighet.
Genom att fokusera på en del av konferenspaketet kan man därmed lägga tyngdpunkten på vad som är viktigast.
